在運輸過程中，并不是將貨物發完就了事了。與運輸代理的溝通最為重要。作為參展商，參加展覽會每個環節應該由專人負責，運輸也不例外。一些展會由于內部溝通沒有做好，運輸公司通常會有找不到人的情況發生，這樣很容易耽誤時間。

靈活應對特殊情況

另外，在運輸過程中通常會有一些意外情況發生。按照一般展覽會的慣例，參展的貨物通常是開幕前兩天運到，但經常會有例外情況。比如，一個最典型的例子， 去年在北京中國國際展覽中心由中國紡織工業協會、中國國際貿易促進委員會主辦的第九屆中國國際紡織機械展覽會(CITM E 2004)舉辦日期是10月12日至16日。該展開幕前，北京市交管部門突然下達一道規定，9月25日到10月7日不準外地車進京。由于紡織機械往往是非 常大型的設備，光調試至少就要用上兩天時間，所以許多企業都要早早地進入場館。所以，作為運輸代理的寶川公司，只好通知企業要么提前運展品，要么10月7 日以后再運。

北京經常會有一些政治會議、外事活動。在這個時期，往往會有交通管制。而參展商對此情況通常不了解，但　展覽運輸商對 此經驗會更豐富。因此，參展商一定要與運輸商緊密聯系，按運輸商的要求辦理相關手續。比如進京卡車需要各種證件、文件等。為了應對這種情況，一些集裝箱夜 里進京，但是展覽中心無人上班，無法卸貨，而且晚上操作的危險性比較大。如果參展商有特殊情況需要夜里加班，要與運輸方溝通好，由運輸方負責與展覽中心和 搬運方協調，但是夜里加班費用應該由參展商支付。

進館：迅速有序搬進場

在整個運輸環節中，進館是最緊張的環節。很多運輸商的項目經理都形容，進館就像是在打仗。

對于參展商來說，進館時也要懂得保護自己的權益。參展商應該找主辦方指定的運輸代理搬運貨物，但一些展覽會很多參展商的展品卻是自己運進展館的。

留心游擊隊式的搬運工

目前，很多展覽館管理不善，展覽館里常常有一些游擊隊式的搬運工。他們看見展商進來就蜂擁而上，以極低的價格承攬搬運業務。他們的價格雖然很低，但是服 務的安全性沒有保證。組展商與指定的展覽運輸商都合同在先，如果在搬運中出現展品或人員的損傷，參展商可以找組展商要求一個合理的解決方式。

游擊隊式的搬運工在搬運過程中發生貨物損壞時，通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運工，因此在搬運過程中，常常會有盜竊展品的事件發生。游擊隊式的搬運工雖然價格便宜，但是展商圖便宜發生展品損傷的問題是沒有辦法解決的。
為節省時間，進館要聽從展覽運輸商的安排

由于展覽會展前準備時間非常短，因此，展品進館時間就更顯緊張。所有展商都希望自己第一個進館、第一個出館，但這是不現實的。在一些大型機械展中往往有 這樣的事情發生，某個展商的展品很大，其第一個進館并擋在展館中間，之后誰的展品也進不去。為了盡量節約進館時間，參展商應該聽展覽運輸商的安排，由展覽 運輸商憑經驗統籌安排，通過這種方式盡可能地爭取時間。

一些特殊展覽，如紡織機械展需要有測試的時間。有的大機器測試需要很長時間，而競爭對手又與自己在展會上同臺競爭，這就考驗一個公司在整個流程中的現場協調和操作能力。

展后：還要溝通運輸商

目前，國際、國內同題材的展覽會很多，很多企業經常會希望在一個展覽會后再去參加另外一地的展覽會。這在運輸上，也要注意一些問題。

周宇遜告訴記者，如果是本地展品參加多個展覽會，問題不會太大，可以自己找運輸公司，也可以將貨物交給此次展會的運輸代理，由他負責將貨物發往新的展覽會。

進口展品事先要與運輸代理溝通

如果是進口展品，就要事先與運輸代理溝通，因為海關監管的產品，報關手續比較繁瑣。參展商再到另一地參展需要轉關，比如參展商在北京參加展會后又要把展 品發到上海去參加另外一個展會，應該首先了解這個展會是不是海關監管備案的展覽會。如果有備案，又時間允許，則可以由北京轉關到上海。

兩邊海關有時候可能會因某個細節有不同意見，因此，轉關文件在辦理時需要一定的時間。在這種情況下，如果兩個展覽會日期非常相近，一定要提前向運輸代理了解可否轉關，如果能轉，在此次展會期間就要提前做好準備。如果不能轉，最好準備其他的展品參加另一個展覽。

如果兩個展覽會不在同一國，除了考慮海關轉關時間的因素外，還要考慮運輸的問題。比如參加完北京的展覽會再參加新加坡的展會，如果時間很接近，最好不要 將展品轉關。很多人認為，如果海關沒問題，北京和新加坡的展覽會時間很近也能參展，其實并非如此。每年某些季節是航空公司空運的旺季，有時候空港運輸太 緊，航空公司不接受訂艙，這樣會使展品無法及時運抵目的地。